POLITYKA PRYWATNOŚCI – SCENTBOX.PL

Data ostatniej aktualizacji: 5 listopada 2026 r.

§1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników i klientów sklepu internetowego ScentBox.pl, dostępnego pod adresem https://scentbox.pl.

2. Sklep ScentBox.pl specjalizuje się w sprzedaży zestawów Mystery Box zawierających perfumy i produkty zapachowe, w tym produkty pochodzące ze zwrotów konsumenckich.

3. Administrator dokłada należytej staranności, aby dane osobowe użytkowników były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

4. Dane osobowe są wykorzystywane w określonych, zgodnych z prawem celach, przy zachowaniu zasad minimalizacji danych, przejrzystości, poufności i bezpieczeństwa.

§2. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest:

   Błażej Szklarz

   Osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną zgodnie z art. 5 ustawy – Prawo przedsiębiorców.

2. Dane kontaktowe Administratora:

   • Nazwa sklepu: ScentBox.pl

   • Adres strony: https://scentbox.pl

   • E-mail: scentbox.bok@gmail.com

3. We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych, realizacją praw wynikających z RODO lub zgłoszeniem zastrzeżeń dotyczących prywatności można kontaktować się z Administratorem pod adresem scentbox.bok@gmail.com.

4. Status działalności nierejestrowanej nie ogranicza obowiązków Administratora dotyczących ochrony danych osobowych.

§3. Zakres zbieranych danych osobowych

1. W zależności od sposobu korzystania ze sklepu Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

   • imię i nazwisko;

   • adres e-mail;

   • numer telefonu;

   • adres dostawy i adres rozliczeniowy;

   • informacje dotyczące zamówień, zakupionych produktów i płatności;

   • informacje o sposobie dostawy;

   • dane podane w korespondencji z obsługą sklepu;

   • dane związane z reklamacjami, zwrotami i odstąpieniem od umowy;

   • dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, identyfikatory internetowe, rodzaj urządzenia, przeglądarka i informacje o aktywności w sklepie;

   • dane dotyczące zgód marketingowych i ustawień prywatności.

2. Jeżeli w sklepie aktywna jest funkcja kont klientów, Administrator może dodatkowo przetwarzać dane związane z kontem, historią zamówień i ustawieniami użytkownika.

3. Administrator nie wymaga podawania danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, przekonaniach religijnych czy poglądach politycznych.

4. Zakres danych jest ograniczany do informacji potrzebnych do realizacji określonych celów przetwarzania.

§4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

1. Realizacja zamówień i obsługa zakupów

Dane są wykorzystywane do przyjęcia zamówienia, zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, przygotowania przesyłki, jej dostarczenia oraz komunikacji związanej z zakupem.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

2. Realizacja obowiązków prawnych

Dane mogą być przetwarzane w celu prowadzenia wymaganej dokumentacji sprzedaży, wykonywania obowiązków podatkowych i rachunkowych oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów o ochronie konsumentów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Obsługa reklamacji, zwrotów i odstąpień od umowy

Dane są wykorzystywane do rozpatrywania zgłoszeń klientów, realizacji ustawowych obowiązków Sprzedawcy oraz przeprowadzania zwrotów płatności.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, stosownie do rodzaju sprawy i celu przetwarzania.

4. Kontakt z użytkownikami

Dane przekazane podczas kontaktu e-mailowego lub poprzez inne dostępne kanały komunikacji są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i obsługi zapytań.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w pozostałych przypadkach.

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie sprawnej komunikacji z użytkownikami.

5. Wysyłanie newslettera

Adres e-mail osoby zapisującej się do newslettera jest przetwarzany w celu przesyłania informacji o ofertach, promocjach, nowych produktach i działalności ScentBox.pl.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika.

Wysyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną następuje z zachowaniem wymagań dotyczących zgody wynikających z przepisów prawa komunikacji elektronicznej.

6. Analityka internetowa

Dane dotyczące sposobu korzystania ze sklepu mogą być wykorzystywane do analizy ruchu, oceny działania strony, optymalizacji procesu zakupowego oraz ulepszania oferty.

Podstawą przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie niezbędnych, zgodnych z prawem analiz albo art. 6 ust. 1 lit. a RODO w przypadku analiz wymagających zgody użytkownika.

7. Reklama i pomiar skuteczności kampanii

W przypadku aktywnego korzystania z narzędzi reklamowych Google Ads dane mogą być wykorzystywane do mierzenia skuteczności reklam, analizy konwersji oraz – jeżeli odpowiednie funkcje są aktywne – tworzenia grup odbiorców i personalizowania reklam.

W zakresie przetwarzania opartego na niekoniecznych plikach cookies, identyfikatorach reklamowych i podobnych technologiach podstawą jest odpowiednia zgoda użytkownika, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO i przepisami prawa komunikacji elektronicznej.

8. Bezpieczeństwo oraz dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być wykorzystywane do zapobiegania nadużyciom, zabezpieczania sklepu oraz ustalania, dochodzenia i obrony roszczeń.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona sklepu, jego klientów oraz przysługujących mu praw.

§5. Dobrowolność podawania danych

1. Podanie danych niezbędnych do realizacji zamówienia jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy sprzedaży.

2. Podanie danych wymaganych przepisami prawa jest konieczne w zakresie wynikającym z tych przepisów.

3. Zapisanie się do newslettera jest całkowicie dobrowolne i nie stanowi warunku dokonania zakupów.

4. Wyrażenie zgody na opcjonalne pliki cookies, analitykę lub reklamy nie jest warunkiem korzystania z podstawowych funkcji sklepu.

§6. Odbiorcy danych osobowych

1. Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, których usługi są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania sklepu internetowego.

2. Do kategorii takich podmiotów należą w szczególności:

   Shopify – dostawca platformy sklepowej, infrastruktury technicznej, systemu obsługi zamówień i powiązanych usług.

   Shopify Payments oraz podmioty uczestniczące w obsłudze płatności – w zakresie niezbędnym do przetworzenia transakcji, weryfikacji płatności, przeciwdziałania oszustwom i obsługi zwrotów.

   InPost – operator logistyczny realizujący dostawy zamówień.

   Google – dostawca usług reklamowych Google Ads, w zakresie wykorzystywanych funkcji.

   Dostawcy usług poczty elektronicznej i newslettera – w zakresie obsługi korespondencji i wiadomości marketingowych.

   Podmioty świadczące usługi księgowe, podatkowe, prawne lub informatyczne – jeżeli Administrator korzysta z takich usług.

3. Dane mogą zostać udostępnione właściwym organom publicznym, jeżeli obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa.

4. Zakres udostępnianych danych jest ograniczony do informacji niezbędnych do realizacji określonego celu.

5. Poszczególni odbiorcy mogą działać jako podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora albo jako niezależni administratorzy, zgodnie z charakterem świadczonych usług i obowiązującymi umowami.

§7. Shopify i przetwarzanie danych klientów

1. Sklep ScentBox.pl działa na platformie Shopify.

2. Shopify przetwarza informacje niezbędne do świadczenia usług platformy, obsługi sklepu, zamówień, płatności, bezpieczeństwa i powiązanych funkcji.

3. Dane związane z korzystaniem ze sklepu mogą obejmować informacje o urządzeniu, aktywności użytkownika, przeglądanych produktach i interakcjach z witryną.

4. Shopify może również przetwarzać określone dane we własnych celach, zgodnie z zakresem usług, obowiązującymi ustawieniami oraz własną dokumentacją dotyczącą prywatności.

5. Jeżeli w sklepie jest włączona funkcja Shopify Network Intelligence lub powiązane Ulepszone usługi Shopify, określone dane dotyczące aktywności klientów mogą być wykorzystywane przez Shopify do personalizacji doświadczeń zakupowych, analizowania interakcji i ulepszania skuteczności reklam, zgodnie z obowiązującymi ustawieniami prywatności i wymaganymi zgodami.

6. Więcej informacji o przetwarzaniu danych przez Shopify można znaleźć w Polityce prywatności Shopify dla konsumentów:

   https://www.shopify.com/legal/privacy/consumers

7. Użytkownicy mogą również zapoznać się z dostępnymi kontrolami prywatności Shopify:

   https://privacy.shopify.com

§8. Płatności internetowe

1. Płatności internetowe w ScentBox.pl są obsługiwane za pośrednictwem Shopify Payments.

2. W celu realizacji transakcji odpowiednie informacje dotyczące zamówienia i płatności są przekazywane dostawcy usług płatniczych i innym podmiotom uczestniczącym w rozliczeniu.

3. Zakres tych informacji zależy od wybranej metody płatności i może obejmować dane identyfikacyjne, kontaktowe, dane transakcji oraz informacje potrzebne do weryfikacji bezpieczeństwa płatności.

4. Dane instrumentów płatniczych są obsługiwane w ramach infrastruktury odpowiednich dostawców usług płatniczych, zgodnie z ich zasadami bezpieczeństwa.

5. Informacje o przetwarzaniu danych przez operatorów płatności są dostępne w ich właściwych politykach prywatności.

§9. Realizacja dostaw przez InPost

1. W celu realizacji zamówień Administrator przekazuje niezbędne dane przewoźnikowi InPost.

2. Dane te mogą obejmować:

   • imię i nazwisko odbiorcy;

   • numer telefonu;

   • adres e-mail;

   • adres dostawy lub identyfikator wybranego Paczkomatu;

   • informacje konieczne do identyfikacji przesyłki.

3. Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji dostawy oraz związanych z nią usług.

4. Szczegółowe informacje o zasadach przetwarzania danych przez InPost znajdują się w dokumentach dotyczących prywatności tego operatora, dostępnych na jego oficjalnej stronie internetowej.

§10. Newsletter i komunikacja marketingowa

1. Użytkownik może dobrowolnie zapisać się do newslettera ScentBox.pl.

2. Newsletter może zawierać informacje o promocjach, nowościach produktowych, ofertach specjalnych i innych wiadomościach handlowych dotyczących sklepu.

3. Zapis do newslettera następuje po udzieleniu wymaganej zgody.

4. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, bez konieczności podawania przyczyny.

5. Rezygnacja z newslettera jest możliwa poprzez link rezygnacji zamieszczony w wiadomości, jeżeli jest dostępny, albo kontakt na adres scentbox.bok@gmail.com.

6. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

7. Dane wykorzystywane do newslettera są przetwarzane przez czas obowiązywania zgody, a po jej wycofaniu mogą być przechowywane wyłącznie w niezbędnym zakresie, w szczególności w celu wykazania zgodności z przepisami lub obrony przed roszczeniami.

§11. Pliki cookies i podobne technologie

1. Sklep ScentBox.pl wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie związane z działaniem platformy Shopify i aktywnymi narzędziami sklepu.

2. Pliki cookies to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika, które mogą umożliwiać rozpoznawanie przeglądarki, utrzymywanie sesji oraz zapamiętywanie określonych ustawień.

3. W zależności od konfiguracji sklepu mogą być wykorzystywane następujące rodzaje cookies:

   Niezbędne cookies – umożliwiają działanie podstawowych funkcji sklepu, takich jak koszyk, realizacja zamówień, bezpieczeństwo i zarządzanie sesją.

   Analityczne cookies – pomagają analizować sposób korzystania z witryny i oceniać funkcjonowanie sklepu.

   Marketingowe cookies – mogą umożliwiać mierzenie skuteczności kampanii reklamowych i personalizowanie reklam, jeżeli odpowiednie funkcje są aktywne.

   Funkcjonalne cookies – mogą służyć do zapamiętywania preferencji użytkownika oraz obsługi dodatkowych funkcji sklepu.

4. Cookies i podobne technologie, które nie są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, są stosowane po uzyskaniu wymaganej zgody.

5. Użytkownik ma możliwość zaakceptowania lub odrzucenia opcjonalnych cookies oraz zmiany preferencji, zgodnie z funkcjonalnością wdrożonego mechanizmu zarządzania zgodami.

6. Użytkownik może także zarządzać cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.

7. Ograniczenie niezbędnych cookies może wpłynąć na funkcjonowanie sklepu.

8. Szczegóły dotyczące wykorzystywanych plików cookies, ich dostawców, celów i okresów ważności powinny być dostępne w ustawieniach zgód lub informacjach o cookies prezentowanych użytkownikowi.

[DO WERYFIKACJI PRZED PUBLIKACJĄ: aktywacja banera cookies, mechanizm ponownego otwierania preferencji, lista aktywnych cookies oraz ich okresy ważności.]

§12. Analityka i reklamy Google Ads

1. Administrator korzysta z Shopify Analytics do analizowania funkcjonowania sklepu, wyników sprzedaży i interakcji użytkowników z witryną.

2. Sklep korzysta również z usług Google Ads w zakresie faktycznie uruchomionych funkcji reklamowych.

3. Jeżeli aktywne są mechanizmy pomiaru konwersji lub remarketingu, odpowiednie dane mogą być przetwarzane w związku z interakcjami użytkownika z reklamami i sklepem.

4. Wykorzystanie opcjonalnych identyfikatorów reklamowych, cookies i podobnych technologii odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymaganymi zgodami użytkownika.

5. Google może przetwarzać dane zgodnie z własnymi zasadami prywatności, dostępnymi pod adresem:

   https://policies.google.com/privacy

6. Samo korzystanie z Google Ads nie oznacza, że wszystkie dostępne funkcje profilowania, remarketingu lub śledzenia użytkowników są aktywne.

§13. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Narzędzia analityczne i reklamowe mogą umożliwiać analizowanie aktywności użytkowników oraz przypisywanie ich do określonych grup odbiorców w celach marketingowych, jeżeli takie funkcje zostały włączone.

2. Takie działania mogą stanowić profilowanie w rozumieniu RODO, zależnie od rzeczywistego sposobu przetwarzania danych.

3. W przypadku profilowania marketingowego opartego na zgodzie użytkownik może ją wycofać, a w przypadkach przewidzianych prawem również wnieść sprzeciw.

4. [DO WERYFIKACJI: czy w ScentBox.pl stosowane są decyzje oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujące skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływające na użytkownika. Jeżeli nie, należy to wyraźnie potwierdzić w ostatecznej wersji Polityki.]

5. Automatyczne wyświetlanie dopasowanych reklam nie jest samo w sobie równoznaczne z podejmowaniem decyzji o skutkach opisanych w art. 22 RODO.

§14. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych oraz zasady ograniczenia przechowywania danych.

2. Dane związane z realizacją zamówień przechowywane są przez okres konieczny do wykonania umowy, obsługi obowiązków posprzedażowych i ewentualnych roszczeń.

3. Dokumentacja, której przechowywanie wynika z przepisów podatkowych lub rachunkowych, jest przechowywana przez okres wymagany odpowiednimi przepisami.

4. Dane dotyczące reklamacji i sporów są przechowywane przez czas obsługi danej sprawy, a następnie przez okres niezbędny do realizacji obowiązków prawnych lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

5. Dane newsletterowe są co do zasady przetwarzane do chwili wycofania zgody lub zakończenia prowadzenia newslettera, z uwzględnieniem możliwości dalszego przechowywania niezbędnych dowodów udzielenia lub wycofania zgody.

6. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu są przechowywane do czasu ustania celu przetwarzania lub skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że występują inne zgodne z prawem podstawy ich dalszego przetwarzania.

7. Okresy przechowywania danych technicznych oraz danych zapisanych w cookies zależą od ich funkcji, konfiguracji usług i obowiązujących ustawień.

8. Po upływie właściwego okresu dane są usuwane, anonimizowane lub przechowywane w ograniczonym zakresie, gdy wynika to z obowiązujących przepisów.

§15. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. W związku z korzystaniem z międzynarodowych dostawców usług technologicznych, w tym Shopify i Google, niektóre dane osobowe mogą być przekazywane lub udostępniane podmiotom znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

2. Przekazywanie danych poza EOG odbywa się wyłącznie na zasadach dopuszczonych przez rozdział V RODO.

3. W zależności od odbiorcy, kraju i rodzaju transferu podstawę przekazywania danych mogą stanowić:

   • decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych;

   • standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, z wymaganymi środkami uzupełniającymi;

   • inne mechanizmy przewidziane w RODO, jeżeli znajdują zastosowanie.

4. Szczegółowe informacje dotyczące transferów danych i zabezpieczeń stosowanych przez poszczególnych dostawców można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

5. Administrator uwzględnia rzeczywisty zakres transferów wynikający z używanych usług i umów z dostawcami.

[DO WERYFIKACJI: rzeczywiści odbiorcy transferów, państwa trzecie oraz zastosowane mechanizmy ochrony danych w ramach Shopify, Shopify Payments, Google i usługi newsletterowej.]

§16. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane, przysługują prawa wynikające z RODO, w granicach określonych przepisami.

2. W szczególności użytkownik ma prawo do:

   • dostępu do swoich danych osobowych;

   • uzyskania kopii danych;

   • sprostowania nieprawidłowych danych;

   • żądania usunięcia danych;

   • żądania ograniczenia przetwarzania;

   • przenoszenia danych, gdy spełnione są ustawowe warunki;

   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;

   • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda;

   • niepodlegania określonym decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w przypadkach przewidzianych w art. 22 RODO.

3. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania.

4. W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem:

   scentbox.bok@gmail.com

5. Administrator udziela odpowiedzi na żądania dotyczące wykonywania praw wynikających z RODO bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w terminie miesiąca od ich otrzymania.

6. W przypadkach dopuszczonych przez RODO termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, z poinformowaniem osoby o przyczynach przedłużenia.

7. Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w RODO.

§17. Prawo wniesienia skargi

1. Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami RODO, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

2. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

   Urząd Ochrony Danych Osobowych
   ul. Stanisława Moniuszki 1A
   00-014 Warszawa

   Strona internetowa: https://uodo.gov.pl

3. Przed złożeniem skargi użytkownik może skontaktować się bezpośrednio ze ScentBox.pl w celu wyjaśnienia sprawy, co nie ogranicza jego prawa do skorzystania z ochrony prawnej.

§18. Bezpieczeństwo danych osobowych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych oraz występujących zagrożeń.

2. Celem stosowanych zabezpieczeń jest ochrona danych przed nieuprawnionym dostępem, przypadkową utratą, zniszczeniem, zmianą lub niezgodnym z prawem ujawnieniem.

3. Sklep działa w oparciu o platformę Shopify, która zapewnia rozwiązania techniczne służące ochronie informacji związanych z funkcjonowaniem sklepu.

4. Dostęp do danych osobowych jest ograniczany do osób i podmiotów, którym jest on niezbędny do wykonywania określonych obowiązków.

5. Administrator podejmuje odpowiednie działania w przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, zgodnie z wymaganiami RODO.

§19. Konta klientów

1. Dostępność kont klientów zależy od aktualnej konfiguracji sklepu Shopify.

2. Jeżeli funkcja kont klientów jest aktywna, dane związane z kontem mogą być przetwarzane w celu zapewnienia dostępu do historii zakupów, danych zamówień i innych dostępnych funkcji.

3. Podstawą prawną przetwarzania danych niezbędnych do świadczenia tych usług jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4. Szczegóły dotyczące sposobu logowania, zarządzania kontem i usuwania danych zależą od wdrożonego rozwiązania Shopify.

5. [DO WERYFIKACJI: czy konta klientów są aktywne. Jeżeli nie, należy usunąć lub odpowiednio zmienić niniejszy paragraf.]

§20. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów, stosowanych technologii, dostawców usług lub sposobu przetwarzania danych osobowych.

2. Aktualna wersja Polityki jest udostępniana na stronie internetowej ScentBox.pl.

3. W przypadku zmian wymagających dodatkowych informacji lub uzyskania zgody użytkownika Administrator podejmie odpowiednie działania wynikające z obowiązujących przepisów.

4. Zmiany Polityki nie ograniczają praw przysługujących użytkownikom na podstawie RODO.

§21. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących ochrony danych osobowych lub niniejszej Polityki prywatności można skontaktować się z Administratorem:

ScentBox.pl

Administrator: Błażej Szklarz

E-mail: scentbox.bok@gmail.com

Strona internetowa: https://scentbox.pl

ScentBox.pl – Ochrona prywatności i danych osobowych naszych klientów.